Profile i zestawy uprawnień stanowią fundament zarządzania dostępami w systemie Salesforce. Zrozumienie ich działania, oraz ich właściwe wykorzystanie zapewniają odpowiedni poziom bezpieczeństwa, bezproblemowe utrzymanie oraz skalowalność każdej instancji CRM.
Profile w systemie Salesforce służą do definiowania domyślnych ustawień i dostępów. Każdy użytkownik systemu musi być przypisany do dokładnie jednego profilu. W systemie znajdziemy kilka standardowych profili, które możemy edytować w bardzo ograniczonym zakresie oraz profile customowe dające pełen dostęp do edycji uprawnień i ustawień.
Zarządzając dostępami warto rozważyć przypisanie użytkownikom profili o minimalnym dostępie (np. profil “Minimum Access – Salesforce”) i rozszerzanie dostępu z wykorzystaniem zestawów uprawnień (Permission Sets) oraz ich grup. Takie podejście ułatwia kontrolę nad dostępami, zapobiega tworzeniu nadmiarowej liczby profili i daje dużą elastyczność w zarządzaniu uprawnieniami. Zestawy uprawnień tworzymy i edytujemy podobnie do profili, jednak w przeciwieństwie do profili, każdy użytkownik może mieć wiele zestawów uprawnień przypisanych do siebie w tym samym czasie.
Ponieważ często wielu użytkowników potrzebuje dokładnie takich samych uprawnień system Salesforce oferuje grupy zestawów uprawnień (Permission Set Group). Rozwiązanie to pozwala stworzyć grupę zestawów uprawnień, którą następnie możemy w łatwy sposób przypisać wybranym użytkownikom, bez konieczności przypisywania im wielu pojedynczych zestawów uprawnień. Bardzo przydatną funkcją Permission Set Group jest “wyciszanie uprawnień”, które umożliwia usunięcie wybranego uprawnienia bez konieczności usuwania z grupy całego zestawu uprawnień.
Działanie wszystkich opisanych rozwiązań można zobaczyć na poniższym wideo. Zachęcam do obejrzenia!
