Kwestie udzielania dostępu do rekordów mogą przyprawiać o ból głowy niejednego początkującego administratora. Jednym z częstszych błędów jest przekonanie, że o dostępie decyduje się już podczas tworzenia typu rekordu. Jednak w tym momencie można jedynie ustanowić, kto może tworzyć i edytować rekordy danego typu. Analogicznie nie da się tego regulować z poziomu profilu (identyczna sytuacja jak wyżej, można zdecydować, że posiadacz danego profilu może tworzyć rekordy danego typu).
Przechodząc do sedna, aby zarządzać dostępem należy udać się w Setupie do Sharing Settings. Znajdziemy tu zarówno ustawienia Organization-Wide Defaults jak i Sharing Rules. W tych pierwszych upewniamy się, że interesujący nas obiekt ma ustawiony dostęp na poziomie Private. Tylko wówczas rozszerzanie dostępu ma sens (w przeciwnym razie rekordy są widoczne dla wszystkich użytkowników, więc jego rozszerzanie byłoby bezcelowe). Opcja Private ograniczy widoczność do poziomu, na którym tylko właściciel rekordu i osoby będące wyżej od niego w hierarchii, będą w stanie go zobaczyć. Dalej zarządzamy dostępem, rozszerzając go za pomocą sharing rules. Możemy tu wybrać pomiędzy regułami bazującymi na właścicielstwie rekordu (based on record owner), a regułami dającymi dostęp na podstawie dowolnych parametrów danego obiektu (based on criteria). Miejsce to pozwala także określić poziom dostępu (read-write, read-only) oraz wybrać użytkowników, którzy mają go otrzymać (np. bazując na grupie publicznej lub roli).
Przykład wykorzystania opisanej metody nadawania dostępów znajdziecie w poniższym filmiku.
